5 preguntas que debes hacerte antes de organizar un evento virtual

Los eventos virtuales se han convertido en la respuesta de hoy a la necesidad de comunicarnos, reunirnos y motivar a un grupo de personas cuando hacerlo presencialmente es imposible.  Gracias a distintos recursos tecnológicos, estos eventos pueden adaptarse a cualquier audiencia, pero de lo que se trata es de, más allá de convocar, lograr que se conecten las personas que buscamos y generarles una experiencia que recuerden.  Y esto requiere una planificación adecuada y, como siempre, tener claros los objetivos.

Antes de elegir a un proveedor para tu evento, te recomendamos hacerte las siguientes preguntas:

  1. ¿Qué buscas que recuerden del evento? ¿Un nuevo producto? ¿Una celebración? ¿Qué tu marca es sólida? ¿Responsable?
  2. ¿Qué tan interactivo quieres que sea el evento?  ¿Quieres una audiencia que solamente escuche (sabiendo que una parte del público, con la cámara apagada, irá “por un café” más de una vez durante tu evento), o quieres que la audiencia participe de alguna manera?
  3. ¿Cómo se escala? ¿A cuánta gente quieres llegar a tener “enganchada”?  No es lo mismo 20 que 300 participantes.
  4. ¿Qué tipo de experiencia quieres que tenga la audiencia?  ¿Solamente ver la pantalla de un zoom? ¿O quieres que en realidad sientan que asisten a un “show” o que están delante de personas que caminan, se mueven, se expresan? ¿Quieres que entre los participantes se vean, y sepan cuánta gente asiste?
  5. ¿Qué capacidad tienes de gestionarlo?  Organizar un evento virtual es mucho más que buscar la plataforma por la cual se va a transmitir o definir el ambiente desde el cual se va a conectar el orador principal.  Un evento virtual requiere contar con una buena base de datos de los invitados, promover su participación y confirmación al evento, coordinar la logística (si quieres que reciban algo físicamente antes o después del evento), y lo más importante, lograr su recordación.  Más allá de optar por cierta tecnología, debes seleccionar un partner estratégico para que tu evento sea un éxito. 

En Perspektiva podemos ayudarte con todo el proceso; desde resolver estas 5 preguntas en equipo, hasta la realización del mismo, cuidando cada detalle y pensando el evento desde una estrategia clara que se traduzca en resultados. 

Ibis Martínez

Directora – Perspektiva

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